Dienstmappe

Die Fotodokumentation-App für Arbeitsfotos

Kein Diensthandy, kein Problem.

Arbeitsfotos aufnehmen, in Projektmappen ordnen und als PDF-Protokoll weitergeben – getrennt von deinen privaten Bildern.

Nichts verlässt das Gerät
Kostenlos im App Store ladenfür iPhone und iPad · iOS 17 oder neuer
Dienstmappe auf dem iPhone: Projektliste mit drei Mappen für Objekt, Patientin und Baustelle

Was ist Dienstmappe?

Dienstmappe ist eine kostenlose Fotodokumentation-App für iPhone und iPad, die Arbeitsfotos vom Privaten trennt. Die eingebaute Arbeitskamera speichert jedes Foto direkt in der richtigen Projektmappe – nicht in der Kamerarolle der Fotos-App. Dort bekommt es Datum, Uhrzeit, Arbeitsschritt und Notiz, und mit einem Tipp wird daraus eine Bilddokumentation als PDF. Papiere wie Angebot, Lieferschein oder Rechnung liegen im selben Projekt; Art, Datum und Betrag erkennt die App selbst. Die App braucht kein Konto, funktioniert offline und hat keinen Server und keine Cloud: Alles bleibt auf dem Gerät.

Vier Schritte, fertig.

1

Aufnehmen

Die eigene Kamera der App speichert das Foto direkt in der gewählten Projektmappe. In der Fotos-App taucht es nie auf.

2

Schritt antippen

Bestand, Fortschritt, Mangel, Abschluss – ein Tipp, dazu bei Bedarf eine Zeile Notiz. Das Foto ist da längst gesichert.

3

Als Verlauf lesen

Jedes Projekt ist eine Zeitleiste, nach Tagen sortiert. Kein Bilderhaufen, sondern eine Geschichte von Anfang bis Abnahme.

4

Protokoll weitergeben

Ein Tipp erzeugt ein sauberes PDF mit Bildern, Uhrzeiten und Notizen – lokal auf dem Gerät, ohne Übertragung.

Zeitleiste einer Baustelle in Dienstmappe: Fotos nach Tagen sortiert, mit den Schritten Bestand und Mangel und kurzen NotizenKamera von Dienstmappe nach dem Auslösen: Foto ist gesichert, darunter die Schritte Vorher, Fortschritt und Abschluss und ein NotizfeldPDF-Protokoll aus Dienstmappe mit Fotos, Datum, Uhrzeit, Arbeitsschritt und Notiz zu jeder AufnahmeDienstmappe in der Physiotherapie: Verlauf einer Patientin mit Befund, Verlauf und Übung

Was die App kann.

Eigene Arbeitskamera
Fotos landen direkt in der gewählten Projektmappe, nie in der Kamerarolle der Fotos-App.
Arbeitsschritte und Notizen
Bestand, Fortschritt, Mangel, Abschluss – ein Tipp nach der Aufnahme, dazu eine Zeile Notiz.
Zeitleiste pro Projekt
Jede Mappe zeigt die Aufnahmen nach Tagen sortiert, von Anfang bis Abnahme.
Ordner
Projekte lassen sich in Ordnern zusammenfassen, etwa nach Kunde oder Auftrag.
PDF-Protokoll
Ein Tipp erzeugt eine Bilddokumentation als PDF mit Fotos, Datum, Uhrzeit, Arbeitsschritt und Notiz – auf Wunsch mit den Dokumenten des Projekts im Anhang.
Dokumente im Projekt
Angebot, Aufmaß, Lieferschein, Rechnung oder Plan scannen, aus Dateien holen oder als Mail-Anhang an Dienstmappe teilen – als PDF direkt neben den Fotos, mit Summen für Angebote, Aufträge und Rechnungen.
Texterkennung auf dem Gerät
Art, Datum und Betrag eines Dokuments werden erkannt, die Suche findet auch Text im Dokument. Nichts wird hochgeladen.
Projekt als ZIP sichern
Fotos, Dokumente, Protokoll, Unterschrift und eine Übersicht als Tabelle in einer Datei – fürs Büro oder als Sicherung.
Abnahme mit Unterschrift
Der Kunde unterschreibt direkt auf dem iPhone oder iPad, die Unterschrift steht im Protokoll.
Anmerkungen im Foto
Mängel einkreisen oder beschriften, mit Finger oder Apple Pencil. Das Original bleibt erhalten.
Sicher teilen
Auf Wunsch mit Wasserzeichen und ohne Standort- und Gerätedaten im Bild.
Face-ID-Sperre
Die App lässt sich mit Face ID oder Touch ID sperren.
Offline
Aufnehmen, ordnen, PDF erstellen und unterschreiben lassen funktioniert ohne Internet – auch im Keller oder auf dem Land.
Import
Vorhandene Bilder und Dokumente aus Fotos, der Dateien-App oder dem Dokumentenscanner übernehmen – oder aus Mail und Messenger über „Teilen“ direkt in ein Projekt legen.

Kostenlos. Ohne Abo, ohne Haken.

Viele Apps zur Fotodokumentation sind nur in einer Testphase oder bis zu einer bestimmten Zahl von Projekten kostenlos. Dienstmappe nicht.

Für alle, die bei der Arbeit fotografieren.

Beim ersten Start wählst du deine Branche. Danach schlägt die App die passenden Kategorien und Arbeitsschritte vor – frei änderbar, auch für alles, was nicht in der Liste steht.

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Objekt, Besichtigung, Schaden, Übergabe – und am Ende ein Protokoll, das man dem Kunden in die Hand geben kann.

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Nichts verlässt das Gerät

Das ist kein Werbetext, das ist der Aufbau der App.

Wer Patientenfotos verwaltet, bleibt datenschutzrechtlich selbst verantwortlich – die App sorgt dafür, dass diese Bilder das Gerät nicht verlassen. Details in der Datenschutzerklärung.

Häufige Fragen

Wie trenne ich Arbeitsfotos von privaten Fotos auf dem iPhone?

Indem du Arbeitsfotos nicht mit der normalen Kamera aufnimmst, sondern mit einer App, die sie in einem eigenen Speicher ablegt. Dienstmappe hat dafür eine eigene Kamera: Jedes Foto landet direkt in einer Projektmappe und erscheint nie in der Fotos-App. Private Bilder und Arbeitsfotos bleiben so auf demselben iPhone getrennt.

Brauche ich ein Diensthandy für Baustellenfotos?

Nicht, um Arbeitsfotos vom Privaten zu trennen. Mit Dienstmappe fotografierst du Baustelle, Praxis oder Objekt mit dem iPhone, das du schon hast. Die Bilder liegen in Projektmappen statt in deiner Mediathek, die App lässt sich mit Face ID sperren, und das Protokoll gibst du als PDF weiter.

Speichert Dienstmappe Fotos in der Cloud?

Nein. Dienstmappe hat keinen Server, kein Konto und keine Cloud-Anbindung. Fotos, Dokumente, Notizen und Protokolle bleiben im geschützten Speicher der App auf dem Gerät. Nur wenn du ein Backup des ganzen Geräts (iCloud-Backup oder Computer) eingeschaltet hast, ist der App-Speicher wie bei jeder App darin enthalten.

Kann Dienstmappe meine privaten Fotos sehen?

Nein. Die App fragt keine Berechtigung für die Fotomediathek an und kann sie deshalb nicht lesen. Willst du ein vorhandenes Bild einfügen, wählst du es in der Auswahl von iOS aus – Dienstmappe erhält nur eine Kopie genau dieses Bildes.

Wie erstelle ich ein Fotoprotokoll als PDF auf dem iPhone?

In Dienstmappe öffnest du die Projektmappe und wählst „Protokoll als PDF“. Die App erzeugt das PDF auf dem Gerät, mit allen Fotos in zeitlicher Reihenfolge, jeweils mit Datum, Uhrzeit, Arbeitsschritt und Notiz. Auf Wunsch hängt Dienstmappe die Dokumente des Projekts an, etwa Angebot und Rechnung. Anschließend teilst du das PDF über das Teilen-Menü von iOS, zum Beispiel per Mail.

Kann der Kunde die Abnahme direkt auf dem iPhone unterschreiben?

Ja. In Dienstmappe unterschreibt der Kunde auf dem Bildschirm des iPhones oder iPads. Die Unterschrift erscheint im PDF-Protokoll unter den dokumentierten Arbeiten.

Kann ich Lieferscheine und Rechnungen in Dienstmappe ablegen?

Ja. Jedes Projekt hat neben den Fotos einen Bereich „Dokumente“. Dort scannst du Papier mit der Kamera, wählst eine Datei aus der Dateien-App oder teilst einen Mail-Anhang direkt an Dienstmappe. Die App speichert alles als PDF und erkennt Art, Datum und Betrag – auf dem Gerät, ohne Upload. Das ist eine digitale Lieferscheinmappe pro Baustelle.

Findet Dienstmappe Text in gescannten Dokumenten?

Ja. Die Texterkennung liest gescannte Seiten auf dem Gerät aus. Die Suche im Bereich „Dokumente“ eines Projekts findet dann auch Wörter aus dem Dokument, etwa eine Rechnungsnummer.

Wie sichere ich meine Daten, wenn es keine Cloud gibt?

Auf zwei Wegen. Ein Backup des ganzen Geräts (iCloud-Backup oder Computer) enthält den Speicher von Dienstmappe wie bei jeder App. Zusätzlich sicherst du ein einzelnes Projekt als ZIP-Datei mit Fotos, Dokumenten, Protokoll, Unterschrift und einer Übersicht als Tabelle und legst sie ab, wo du willst.

Funktioniert Dienstmappe ohne Internet?

Ja. Dienstmappe hat keinen Server und braucht für Aufnahme, Ablage, PDF-Protokoll und Unterschrift keine Internetverbindung. Internet brauchst du nur, wenn du ein Protokoll per Mail oder Nachricht verschickst.

Was kostet Dienstmappe?

Nichts. Dienstmappe ist im App Store kostenlos, ohne Abo und ohne In-App-Käufe. Ein Konto oder eine Registrierung ist nicht nötig.

Auf welchen Geräten läuft Dienstmappe?

Auf iPhone und iPad mit iOS 17 oder neuer. Eine Version für andere Betriebssysteme gibt es nicht.

Wer steckt hinter Dienstmappe?

Dienstmappe wird von Fabian Lehmann in Stuttgart entwickelt und angeboten. Kontakt: Smartwelcome@gmx.de.

Ausführlicher im Ratgeber

Dienstmappe ist im App Store.

Kostenlos, ohne Abo und ohne In-App-Käufe. Fragen und Rückmeldungen: Smartwelcome@gmx.de

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